과 업 지 시 서

2018. 2

환경부·제주특별자치도

- 목 차 -

Ⅰ. 용역 개요 1

Ⅱ. 행사개요 1

III. 과업 주요내용 6

Ⅳ. 과업 기본일정 13

Ⅴ. 행정사항 14

과  업 지 시 서

 1. 용역개요

  ❍ 과 업 명 : 세계리더스보전포럼 기획 및 대행 용역

  ❍ 발 주 처 : 환경부, 제주특별자치도

  ❍ 과업기간 : 계약일로부터 2018. 11. 30.까지

  ❍ 사업예산 : 1,200,000천원(부가가치세 포함)

     - 분담액 : 환경부(600,000천원), 제주특별자치도(600,000천원)

 2. 행사개요

  ❍ 공식명칭 :제2회 세계리더스보전포럼

     ( World Leaders’ Conservation Forum Jeju, 2018)

  ❍ 기간 및 장소

    - 2018년 10월 3일～10월 5일(3일간) / ICC 제주 (제주국제컨벤션센터) 일원

  ❍ 참가자 규모 : 약 2천명

  ❍ 포럼 주제

    - 주제 : Together for a Sustainable Future

            (지속가능한 미래를 위한 협력)

    - 리더스 대화 주제

     ㆍ 리더스대화 Ⅰ : 지속가능성- 협력을 통한 논의의 실천 (Sustainability - turning words into actions)

     ㆍ 리더스 대화 Ⅱ : 초국가적 이슈 (Beyond Borders)

     ㆍ 리더스 대화 Ⅲ : 미래세대의 역할 강화 (Empowering the next generations)

    - 전문가 세션 주제

     ㆍ 1세션 : 국제보호지역 통합관리 (Integrated Management of Protected Areas)

     ㆍ 2세션 : 청소년 포럼 (Youth Forum)

     ㆍ 3세션 : 생물자원의 이익 공유 : 나고야 의정서 이행 (Access and Benefit Sharing : how to implement the Nagoya Protocol?)

    ㆍ 4세션 : 국경을 초월한 보전 (Conservation beyond Borders)

     ㆍ 5세션 : 보전기금의 조성 (Financing Conservation)

  ❍ 포럼 구성

  ❍ 세부일정 (안)

3. 과업의 주요내용

   1) 예산 계획

     ○ 본 행사 계획에 포함되는 항목 및 소요금액 상세 작성

     ○ 소요예산 산출과 산출근거

   2) 행사 세부 실행계획(안) 수립

     ○ 월별 추진계획 수립‧시행

       - 행사 각 부문 실행계획 수립과 실행에 관한 사항

       - 행사 종료 시까지 부문별 추진 일정 및 방안 작성

     ○ 전체 운영인력 선발 및 교육 계획 수립‧시행

     ○ 주최기관과의 업무 협력 방안 마련

     ○ 행사 관리 계획(주간회의, 중간보고, 실무협의 등)

     ○ 전담인력 투입 및 파견 계획‧시행

       - 행사 준비 단계별로 실제 지원될 인력을 기재

       - 지원계획 인력의 인적사항 및 경력 소개

   3) 행사장 배치, 조성 및 세션 운영계획

  ○ 개․폐회식 및 리더스 대화 무대 등 설치되는 모든 홍보물은 친환경재료를 사용하여 최대한 단순하면서도 격조 있게 구성

     ○ 초청된 리더 및 전문가가 참여할 수 있는 별도의 프로그램 구성 운영 (초청된 리더 및 전문가 포럼에 단순 참가하는 일반인 및 학생들과 공유할 수 있는 프로그램 등)

     ○ 행사장 내외 조성ㆍ운영ㆍ철거 등 제반사항

     ○ 행사장 무대, 제작물 등 전체 디자인 및 설치

     ○ 회의장비, 시스템 조달 및 설치ㆍ운영 등

     ○ 회의장내 유ㆍ무선 네트워크 조성 지원

     ○ 행사 3일전 배치ㆍ조성을 원칙(행사별 변경 가능)

     ○ 기타 편의 시설 운영

       - VIP 룸 조성 (환경부장관, 제주도지사, IUCN 사무총장 등)

       - VIP 대기룸 조성 (리더스 대화 참가자)

       - 전문가세션 연사대기실, 미디어센터, 비지니스존, 사무국 등

     ○ 세션별 사전준비 및 운영 지원

   4) 홍보관 운영

     ○ 홍보관 및 전시부스는 친환경 재료로 설치되어야 하며, 홍보관 및 전시부스가 위치한 공간은 휴식과 소규모 이벤트로 활용할 수 구성

     ○ 홍보관 조성ㆍ운영ㆍ철거 등 제반사항

     ○ 홍보관 내 부대행사 운영 제반사항

   5) 개ㆍ폐회식

     ○ 전체 운영 기획(안) 및 시나리오 작성

     ○ 장소 조성(좌석배치 및 무대설치 등) 계획 수립

       - 개ㆍ폐회식 리허설 및 진행, 무대설치 및 사인물 등 제작ㆍ설치

     ○ 행사진행 요원 등 인력 운영

     ○ 개ㆍ폐회식 영상물 제작, 문화공연 등 이벤트 계획 및 운영

     ○ VIP 의전

   6) 오ㆍ만찬

     ○ 전체 운영 기획(안) 및 시나리오 작성

     ○ 장소 조성(좌석배치 및 무대설치 등) 계획 수립

       - 무대설치 및 사인물 등 제작ㆍ설치

       - 축하공연 등 프로그램 계획 및 운영

     ○ 장소 조성(컨벤션 내 또는 인근 행사장) 및 식음료 준비

   7) 식ㆍ음료

     ○ 식음료 계획 수립 및 현장 운영

       - 행사기간 동안 충분한 식음료 제공(coffee break, 생수, 다과류 등)

     ○ 운영 인력 및 VIP, 프레스센터 등 지원 대상 참가자 등 식음료 제공

     ○ 행사장 인근 푸드코트, 향토음식 등 지정식당 섭외 및 안내

   8) 생태 투어(공식 투어)

     ○ On-line/Off-line 예약시스템 구축‧운영(홈페이지와 연계방안 등)

     ○ 코스 개발

       - 지역별, 주제별, 참가자별(일반, VIP) 코스 개발 및 해설 자료 작성

     ○ 안내데스크 설치․운영

     ○ 공식 투어 운영

       - 투어 수송대책 마련(수송차량, 주차장, 안내시설 등)

       - 생태해설사 등 진행 요원 섭외 및 관리

       - 안내판, 안내책자, 음료 등 부대물품 제공

   9) 회의 및 참가자 지원 시스템 운영

     ○ 포럼 전용 원스톱 프로그램을 개발 (홈페이지 연동)

       - 행사장 안내, 회의 안내, 등록, 숙박 정보ㆍ예약, 항공정보ㆍ예약, 투어정보ㆍ예약, 현장중계 등 포럼 관련 정보

       - 주변식당 정보, 편의시설, 숙소, 셔틀 안내 등 유익한 정보

       - 포럼관련 SNS 실시간 공유 등 홍보 정보

     ○ 포럼 전용 원스톱 시스템 구축

       - 서버 등 프로그램 구현을 위한 장비 임대ㆍ설치

   10) 필요물품 및 장비 조달

     ○ 각종 비품 등 소요물품․장비 확보 및 이동계획 수립․조달

   11) 통역 및 번역

     ○ 회의 통역을 위한 통역사 확보

       - 회의 시 영어, 한국어 기본 제공

       - 개ㆍ폐회식에는 한국어와 영어 제공

     ○ 회의장내 통역부스 설치, 통역수신기 확보 및 배포 등

     ○ 필요시 회의내용 녹음 및 기록 등

   12) 초청ㆍ등록ㆍ홍보 및 참가자 지원

     ○ 서큐러(Circular) 제작‧발송

       - (제작 형태) PDF 파일(이메일로 발송, 필요시 인쇄물로 제작)

       - (주요 내용) 회의개요(특별행사 등 전체 일정), 환영인사, 등록안내, 숙박안내, 입출국 정보, 관광, 쇼핑 정보 등

     ○ 등록

       - 등록 On-Line/Off-Line 시스템 개발 지원 및 운영

       - 등록현황보고 및 참가자관리 지원

       - 사전/현장 등록 계획 수립 및 운영

       - 등록데스크, 자료비치대/기념품 배포대 등 설치 및 운영

       - 명찰/기념품 등 홍보물, 현장 제작물, 안내서 제작

     ○ 참가자 Logistics 지원(VIP, 연사, 개도국 참가자 등 지원 및 정산)

     ○ 주요 VIP 초청 및 관리

       - 고위급 회의 등 참석하는 주요 VIP 초청 지원

       - 초청인사, 지원기관 등에 감사서한 제작ㆍ발송

     ○ 취재 지원 및 홍보

       - 중앙 및 지역 언론 매체 관리 및 취재 지원

       - 국내외 참가 독려 및 관심 유도를 위한 홍보 계획

   13) 숙박시설 관리

     ○ 숙소별/객실별 세부배치계획 수립

       - 참가 대상자 숙박수요조사에 따른 적정수의 숙소 확보

     ○ 공식 숙박시설 지정

       - 행사장 인근 숙소, 공항 인근 숙소 등

       - 숙박업소별 객실블로킹(blocking) 및 요금 협의

     ○ 숙박예약시스템 구축 및 운영

       - 등록양식 개발 및 온/오프라인 등록시스템 구축‧운영(원스톱 프로그램)

          ※ 현장등록시스템 구비, 등록요원 선발, 교육 및 배치계획 포함

     ○ 숙박 안내데스크 운영 등 관리

       - 등록시스템에 각 숙박지 기본정보안내 및 해당 홈페이지 링크

       - 공식언어별 안내데스크 및 콜센터 운영 등 참가자 관리

       - 호텔예약 및 숙소별 숙박자 리스트 작성ㆍ보고

     ○ 거점호텔 안내데스크 설치 및 숙박가이드라인 작성

   14) 공항 및 출입국 관리

     ○ 출입국 관리 및 편의제공

       - 외교부 규정에 의거 직위별 영접ㆍ환송 서비스 제공

       - 인천ㆍ김포ㆍ제주공항 안내데스크 설치‧운영

       - 참가자 셔틀버스 정류장 및 주차장 안내사인 설치

     ○ 유관기관 협조요청 지원

       - 참가자 출입국 수속 등 행사운영에 필요한 유관기관 협조사항 요청

   15) 주요 VIP 의전

     ○ 공항 등 귀빈실 이용 지원

     ○ 출입ㆍ출국 등 모든 일정에 대한 일정 관리

     ○ 전용 차량 및 인력 지원

       - 각종 임대차량에 식별 로고 부착

     ○ VIP 보안ㆍ안전 대책

   16) 참가자 수송 및 주차장 관리

     ○ 분야별 수송계획 수립ㆍ운영

       - 입ㆍ출국 수송, 행사장 수송 (숙소-행사장 간), 생태투어 수송

       - 기타 수송 : 공항간 이동, 유ㆍ무료 리무진 활용 방안

     ○ 교통가이드북 제작․배포(숙박, 관광, 음식 등과 함께 수록권장)

     ○ 차량 대상별(일반 셔틀버스, VIP 차량 등) 주차장 확보 및 운영

     ○ 행사차량 임차 등 확보 방안

   17) 전문인력ㆍ자원봉사자 및 현장진행인력 등 선발‧교육‧활용

     ○ 자원봉사자 분야별 수요 조사 및 선발ㆍ교육ㆍ운영

     ○ 현장진행인력 교육ㆍ관리ㆍ활용

       - 준비단계별ㆍ임무별 교육

       - 업무별 현장 배치 활용 방안

     ○ 통역사, 전산관리자 등 전문 인력 확보 및 배치

   18) 안전 관리

     ○ 회의장 안전관리 및 행사장 경비 계획

     ○ 출입증 제작․발급․관리

     ○ 소방ㆍ보안ㆍ안전ㆍ통신 장비 등 유지․보수․관리

     ○ 행사보험 가입 등 안전관리 필요 업무 처리

     ○ 보건․의료․위생 관리

     ○ 기타 안전관리 필요업무

   19) 홍보

     ○ 종합홍보 계획 수립 및 시행

       - 회의장 내 및 제주도내외 홍보, 공식 웹사이트 운영 등

     ○ 언론 대상 종합 홍보 계획 수립 및 시행

       - 지상파, 기고/칼럼, 일간지(영자지 포함) 기획보도, SNS 등

       - 언론사 취재 지원 등

     ○ 포럼 안내 시스템 구축

       - 회의(스케줄, 회의장 등), 행사(스케중, 행사장 등), 홍보관 운영 , 전시, 투어 등

   20) 포럼 결과 보고서 작성 및 현장 기록

     ○ 행사 종료 후 결과보고서 작성

       - 업무수행일지 작성, 수행한 업무에 대한 결과보고서 작성

     ○ 행사 현장 기록

       - 포럼 현장 문서 기록 등

       - 행사장 기록, 정사진, 동사진 등 제작

     ○ 포럼 아젠다 보고서

       - 리더스 대화 발언내용 및 결론 정리

       - 전문가 워크숍 발제내용 요약 및 패널토론 내용 정리

   21) 기타사항

     ○ 포럼 홈페이지 관리

       - 포럼 개최전 홍보용 및 포럼 결과가 지속적으로 update 될 수 있도록 구성

     ○ 상기에 언급된 업무 외에 본 포럼을 준비하고 운영함에 있어 유용한 신규 아이디어 제시 가능

     ○ 폐기물 발생 저감 및 처리(재활용 포함) 계획

 4. 과업 기본 일정

5. 행정사항

  가. 과업 수행자는 계약 후 14일 이내에 다음 사항이 포함된 구체적인 과업수행 계획서를 제출하여 감독관의 승인을 받아야 함

    ○ 과업수행 방향 및 방법, 일정

    ○ 과업 내용 및 세부 수행계획표(예정공정표)

    ○ 분야별 참여 전문인력(책임자 이력서 포함)

    ○ 세부 과업 수행계획서

    ○ 기타 과업수행에 필요한 사항

  나. 과업의 변경 및 조정

    ○ 감독관은 필요한 경우 과업 수행자가 제출한 과업추진 공정이나 과업수행내용을 예산의 범위 내에서 협의·조정할 수 있음

    ○ 과업기간 중 계획변경 사항이 발생한 경우에는 실정에 맞도록 변경하되 참여인력 변경 등 중요한 사항은 감독관의 승인을 받아야 함

    ○ 과업지시서에 명시하지 아니한 사항이더라도 감독관이 필요하다고 인정하는 부문에 대해서는 협의·조정에 따라 추진해야 함

    ○ 과업 수행계획서의 추진계획 및 추진방법에 대해 감독관의 변경 요구가 있을 때에는 적극 반영할 수 있도록 검토해야 함. 만일 과업수행에 있어서 용어해석 등에 이견이 있는 경우, 상호 협의하되, 협의가 이루어지지 않는 경우 감독관의 해석에 따름

  다. 용역 추진현황 보고

   ○ 용역기간 중 성과품에 대한 보고회를 총 3회에 걸쳐 진행하며, 보고회 후 자문회의 등의 결과를 반영하고 수정을 요구할 경우 대행사는 이에 응하여야 함.

    ○ 착수보고회를 겸한 자문위원회는 과업계약 후 3주 이내에 개최하며 발주자와 협의하여 생략할 수 있음

    ○ 자문위원회를 겸한 중간보고회는 과업계약 후 3개월 이내에 개최

    ○ 자문위원회를 겸한 최종보고회는 과업 종료 1개월 전에 개최

      ※ 상기 중간보고회 및 최종보고회 일정은 협의 하에 변경 가능함

  라. 자료관리 및 보안사항

    ○ 최종 납품된 과업의 성과물과 관련된 저작권은 모두 주최기관에 있고 저작권 등 법률적 분쟁 발생 시 대행사가 모든 책임을 짐

    ○ 과업수행자는 본 제안사항을 수행함에 있어 발생하는 저작권, 사용권, 특허권 등의 문제에 대한 사항을 사전 검토․조치하여야 하며, 이에 대한 일체의 책임은 대행사에 있음

    ○ 본 용역의 수행 과정에서 취득한 각종자료와 결과물은 주최 기관이 그 소유권을 가지며, 수집된 모든 자료와 기타 정보는 감독관의 사전 승인 없이는 본 과업 이외의 분야에 사용하거나 타인에게 제공 또는 대여할 수 없음

    ○ 기타 보안 규정을 준수해야 하며, 보안과 관련된 사항에 대해 감독관이 요구하는 사항이 있을 때에는 이를 따라야 함

  마. 과업자의 준수사항

    ○ 과업 수행자는 사업 종료 후 최종보고서 제출시 정해진 서식에 의거하여 본 용역에 사용된 제반경비 내역 및 증빙자료를 제출하여야 하며, 감독관은 정밀정산을 위한 자료를 요구할 수 있음

    ○ 과업수행자는 용역비 집행에 대하여 적정한 관리를 하고 관련 증빙서류를 구비하여 보관 및 관리하여야 하며, 계약완료 후 30일 이내에 용역비 집행에 대하여 관련 증빙서류를 제출하여야 함

    ○ 감독관은 과업수행자가 제출한 용역비 중 경비 집행결과 서류를 검토하여 용역비 집행에 대한 정산을 실시하며, 과업수행자는 정산결과 집행 및 정산기준을 위반한 부정적 집행금액과 집행 잔액 등에 대하여는 즉시 반환하여야 함

    ○ 계약체결 후 예정금액 또는 계약금액의 결정에 하자 또는 착오 등 과업 변경 요인이 있음을 발견하였을 경우에는 해당금액을 감액하거나 환수 조치할 수 있음

    ○ 완료 전에 사업계획 변경 등의 사유로 과업내용상 조정이 있을 경우, 주최기관의 방침에 따라 과업을 조정하며 경미한 사항은 정산하지 아니함

    ○ 본 사업이 완료된 후에도 사업의 평가 및 활용에 필요한 자료 제출 등을 대행사에 요구할 수 있으며, 대행사는 이에 응하여야 함

  바. 성과품 제철

    ○ 결과보고서(포럼 보고서, 아젠다보고서) 10부, 정산보고서 3부

   ○ 영상 및 사진자료 CD : 5EA

  사. 사업계획 및 편집 내용이 목적에 부합되지 않거나 사업수행 능력이 없다고 판단될 경우 또는 계약조건과 지시사항을 성실히 이행하지 않을 경우, 주최기관은 일방적으로 계약을 해지할 수 있음