일본에서 행사대행, 유의사항 5가지

작년부터 일본과의 업무의뢰가 증가하고 있다. 올해는 더욱 늘어나고 있어 혹시나 일본에서 행사를 준비하고 있는 실무자들에게 도움이 될까해서(사실은 나의 비즈니스를 위함이지만) 정리를 해본다. 필자는 1993년 대전세계박람회, 1996 동경모터쇼,  2002 한,일 월드컵을 비롯하여 2018년 평창동계올림픽 일본 홍보행사, 삿포로 한국전력 태양광발전소, 킨텍스 개장행사, 2025세계드론낚시대회 등 수 십여 회의 한국과 일본 간의 행사코디를 한 경험이 있다. 최근에는 지방시대위원회, 화천군, 장수군 등 지자체의 의뢰를 받아 일본의 지역활성화 관련 공무출장 코디 등의 경험도 있다.  이를 바탕으로 일본 행사를 할 때 유의할 점을 적어본다. 어디까지나 개인적 경험을 바탕으로 실제상황과는 일부 다를 수 있으니 독자들이 알아서 판단해주길 바래본다. 

첫째, 마도구찌

일본은 관계성에 있어서는 한국 뺨친다. 특히 개인적 관계를  무지하게 따지는 나라다. 왜 그런지 여러 배경이 있지만 명확한 사실이 아니니 생략하고 넘어간다. 만약에 우리 회사로 ‘삼성’이라고 밝히고 행사 때문에 그러니 문의가 온다면 대 부분은 OK를 한다. 일본은 전혀아니다. 삼성이 아니라 그 이상의 큰 회사나 누가 오더라도 일단 마도구찌, 즉 중개자가 필요하다. 이 중개자가 없으면 일을 하지 않는 경우가 대부분이다. 

얼마 전 모 공공기관의 일본 전시 및 행사를 대행하는 회사에서 연락이 왔다. 일본에서 행사를 준비를 하느라 장소를 알아보고 예약을 하려니 ‘일본회사’로 명의로 계약을 해야 한다는 것이다. 결국 직접 계약을 어려우니 일본 회사를 찾아달라는 부탁을 받고 일본회사와 연결을 해준 적이 있다. 

둘째, 소요비용

일단 예산은 어금니를 꽉 깨물어야 한다. 행사에 들어가는 장비, 시스템의 경우에는 대 부분 2배를 생각하면 된다. 어떤 품목의 경우에는 5배까지 하는 경우도 있다. 일단 인건비는 거의 불변이다. 이들은 인건비는 어디든지 기본으로 받아야하는 ‘필수’인 것이다. 인건비를 깍는 다는 것은 거의 없다고 보면 되고 물건, 즉 렌털비도 어느 정도 기준이 있어 이 이하는 어렵다고 보면 된다. 7-8년전 한국의 영상회사가 일본에 진출하여 일본 영상장비 업계를 초토화(?)시키는 가격정책을 폈으나 지금은 한국회사가 철수한 상태이다. 

셋째, 준비는 만만디

우리는 촉박한 일정을 두고 하는 경우가 대다수다. 일본은 철저하게 매뉴얼 사회다. 즉 차근차근, 찬찬히, 꼼꼼하게, 점검과 점검 등으로 대표된다. 일본 입장에서 보면 한국은 말도 안될 만큼 빠르게, 저들이 보면 도저히 이해가 되지 않을 정도의 여유가 없다. 우리나라는 심한 경우 2개월, 심지어는 1개월 뒤에 일을 얘기하기도 한다. 물론 안 되는 것은 아니다. 그런데 가급적이면 여유 있게 접근 하는 것은 필요하다. 그래야 안심을 한다. 필자는 급행열차(?)를 해본 적이 다수 있다. 나와 같이 해본 일본 스탭들은 놀라면서도 결국 해내는 일본 내의 슈퍼파워를 가진 인력들이다. 일본의 이벤트업계 관계자가 얘기한다. 일본은 준비에 있어 불필요하고 과다하게 여유를 두고 하는데, 한국과 일본의 스타일을 반반 섞으면 우주최강이 될것이라고. 

넷째, 임기응변은 다소 어려움이 있음

우리야 현장에서도 뒤바뀌고 또한 그것을 해내는 초능력을 발휘하곤 한다. 일본은 이에 비해서는 현장대처능력은 우리보다는 못한다고 할까? 매뉴얼의 사회이기 때문이다. 그래서 어느 정도 시간을 두지 않고 발주를 한다거나 현장에서의 대처가 필요한 경우 낭패를 보는 경우가 있다. 가능하다면 미리미리 준비와 계획을 잡은 것이 좋고 그렇지 않은 경우, 한번 시도해 볼 수 는 있다. 큰 기대는 하지 말고. 

다섯째, 견적의 디테일 

일본으로부터 견적서를 받으면 일단 반응이 두 가지다. 고기를 채 썰어놓은 것처럼 완전 쪼개 져 있다. 견적에서 네고를 하고 싶어도 도대체 어디부터 손을 대야 할지 모르다. 이 점은 우리나라에서도 따라 해 볼 필요가 있따. 스탭들 전철비용까지 포함되어 있다. 왕복 340엔~

일본은 정확하다. 즉 처음에서 끝까지 계약대로, 내용대로 하면 문제가 거의 없는 편이다. 일본은 준비하는 과정까지 꼼꼼하고 까다롭다. 그런데 준비, 계획까지 다 해놓으면 그 다음부터는 편하게 할 수 있다. 특히 큐시트 등이 나와 스탭회의까지 마치면 그야말로 행사큐만 잘 외치면 된다.