‘모’ 아니면 ‘도’라고?

「경쟁 PT 준비」 - 고참의 역할

“ 야! 어차피 우리가 여러모로 불리한 PT야.

‘모’아니면 ‘도’지 뭐!

튀는 안으로 정리해서 이번에 떨어지든 붙든 확실한 인상을 심자구! 붙으면 좋은 거고, 아님 마는 거고, OK?”

우리는 PT를 위한 Ideation회의 시 고참에게 이런 말들을 자주 듣곤 합니다. 이제는 거의 왕 고참이 된 제가 이 말을 한 번 다시 생각해 봅니다. 저도 개인적으로 이 말을 습관적으로 자주 썼던 기억이 납니다.

이제 돌이켜 생각해 보면, 고참의 역할이 참 중요한 듯 하군요.

Ideation 회의 석 상에서 고참의 역할은 혼잡한 사거리의 교통순경입니다. 저 택시는 좌회전 신호 주고, 이 화물차에겐 직진을, 승용차들은 아직 기다리고, 유턴 정리해 주고……PT를 준비하는 첫 회의가 가장 중요합니다.

먼저 받아온 OT자료를 꼼꼼히 체크 합니다. 잊지 말아야 할 것은 회의석상에 있는 후배들에게 OT자료의 체크사항을 순차적으로 설명해 주며, 가중치가 높은 항목 즉, 가장 눈 여겨 봐야 할 항목순으로 설명의 강도를 맞추어 줘야 합니다. 다시 말하면, 고참의 역할 중 가장 비중이 높은 것 중의 하나가 OT의 내용에서 중요한 포인트를 차례대로 짚어내는 것이고, 또 다른 하나는 회의석상에 참여한 후배들에게 주어지는 ‘교육’입니다.

OT를 받고 온 후 이루어지는 1차 회의는 아주 간략해 질 수 밖에 없습니다. 하지만 회의 시간은 짧게 가더라도 OT자료에 따른 기본 자료들은 아주 충실히 준비하는 것이 좋습니다.

그리고 회의는 이렇게 진행하는 것이 바람직합니다.

첫번째로, 주최사에 대한 기본 자료와 최근 동향 그리고 꼭 알아야 할 특이사항들,

두번째로 이번 프로젝트와 관련한 배경과 실행의도, 목적

세번째 장소에 대한 면밀한 조사,

네번째, 프로젝트에 걸맞는 메인 프로그램과 서브 프로그램의 Ideation을 위한 제반 사항들,

다섯번째 경쟁사에 대한 구체 정보 및 과년도 프로젝트 수행업체

여섯번째 P/T시 심사위원에 대한 정보 (성향파악)

일곱번째 내수율 및 프로젝트 수행 난이도 및 기간 등의 관리 제반 사항

여덟번째 성공 가능성 및 콘서시엄 등의 P/T 성공률 제고 방법, 등

그리고 이들의 담당자를 결정한 뒤 서둘러 회의를 마치고 참석자들을 현업으로 복귀시켜서 직원들에게 개인시간을 확보시켜줌과 동시에 각자가 체크리스트와 스케줄링을 하여 충실한 자료조사를 할 수 있게 도와주는 것이 OT후 1차 회의에서 고참의 역할입니다.

여기에 덧붙여서 상기 항목들과 관련된 가장 적임자를 선택하는 일이 전제되어야 하겠죠.

또한 2차 회의의 시간을 스케쥴링하고, 고참은 깊은 고민에 빠져야 합니다.일단 촉박한 시간 때문에 1차 회의를 치르고 각자 맡은 임무를 가지고 헤어졌지만, ‘PT참여 or not’에 대한 최소한의 방향결정을 정확하고 빨리 내려야 하기 때문입니다. PT에 참여하느냐 혹은 마느냐의 결정은 그 누구도 내리기 힘듭니다.

가장 현실적인 방법은 과년도 수행업체에게 현실적인 문의를 하는 것이 제일 좋습니다. 그 회사가 수행 내용을 잘 알려주려 하지 않을 때, 그 행사는 참여해 볼 만 합니다. 그 반대로 과년도 행사와 주최사에 불만을 아주 구체적으로 토로할 때 열중 아홉 PT참여를 심각하게 고려해 보아야 합니다.

그리고 주최사의 당해 년도 프로젝트성 행사나 최초로 시행하는 행사는 90% 이상 참여해도 무방합니다.매년 지속적으로 시행했던 행사는 행사 예산의 적용이 너무 박해서 이벤트 회사들의 수익성이 좋지 못한 경우가 많고, 그런 경우 경쟁률도 높기 때문에 우리 회사의 탁월한 경쟁력이 있기 전에는 참여를 고민해야 합니다.

또 하나, 수년이상 지속적으로 한 회사의 행사를 대행해 주던 이벤트 회사가 있는 경우, 그 회사의 용역 퀄리티가 점점 저하된다는 이유로 경쟁PT를 실시한다는 광고주의 연락을 받고 PT에 참여하는 경우가 많습니다. 이런 경우의 80~90% 이상은 PT에 참여하지 않는 것이 좋습니다.

사람들의 심리는 일반적으로 어떤 대상을 공격하려 할 때 결코 떠벌이지 않습니다. 50%는 그 회사에 경각심을 주는 경우이고, 나머지는 새로운 아이디어를 공짜로 구하는 경우입니다. 우리 사회의 특성을 잘 생각해보면, 쉽게 알 수 있듯이, 쉽게 인연을 잘 끊지 않는 이유 때문입니다.

이것이 우리 업계의 고참들이 그들의 경험에서 우러나오는 직감과 폭넓은 대인관계 등을 통해서 의사 결정을 해 주어야 하는 아주 중요한 항목 중의 하나인 것입니다.

이제 여러 가지 이유로 PT에 참여하기로 결정했습니다. 그러면 2차 회의에서는 나눠주었던 과제를 충실하게 수행했는지 검사를 하고, (될 수 있으면 개인별 브리핑을 시키는 것이 좋습니다. )

그 자료들을 정리한 후, 2차로 각 항목들을 좀 더 구체적이고 세부적으로 토론하고 다시 각 담당자들에게 발전된 과제들을 나눠주고 30분 길게는 1시간 안에 2차 회의를 마칩니다.

대부분의 경우 그 회의에서 기획의 구체적인 방향과 내용까지 결정하려고 하거나, 고참들이 자기의 의견을 처음부터 끝까지 별로 정제되지 않은 어휘로 설명해 주고 정리해 오라는 경우가 많은데 이는 대부분 여러 번의 수정을 거치게 되는 상황이 되고, 오히려 시간이 많이 걸리며, 별로 교육적이지도 않습니다.

어떤 면에서는 그 회의가 그야말로 여러 사람과의 회의가 아니라, 한 고참의 잘난 척으로 마무리 될 수 도 있습니다.

깊이 고려해야할 부분은 어느 조직에서든 그 조직력을 가장 잘 활용하는 것이 아주 중요한 것처럼, 그 회의의 프로젝트 팀 구성원들에게 그들이 부족하지만 그들에게 가장 적임이 될 수 있는 파트를 맡기고 연속되는 회의 시마다 그 내용이 발전되는 것을 본인과 팀이 느끼도록 해주면서 ‘시스템’의 중요성을 알게 해주고 동시에 회사에서 별도로 실시하기 어려운 직원 교육을 실행해 주어야 한다는 것을 고참들이 깨달아야 한다는 것입니다.

우리는 흔히 PT준비를 하면서 기획인력이 부족하고, 경험이 떨어지고, 능력이 없는 직원들과 같이 해서 그 결과가 나빴다는 말을 많이 하고 또 듣습니다.

한 해에 이루어지는 크고 작은 경쟁 PT의 수가 1000개라면 PT에 참여하는 회사는 적어도 5000 ~6000여개 사가 될 것입니다. 그렇다면 PT에 떨어지는 프로젝트 팀이 4000~5000여개가 됩니다. PT승률이 50% 이상이 되는 팀 혹은 회사가 있을까요? 물론 가능하겠죠. 하지만 그 평균은 20%정도에 불과합니다.

우리 팀의 PT성공률이 25~30%라면 대단히 우수한 팀입니다.

다시 말하면 우리 이벤트 인들은 떨어질 확률이 훨씬 높은 일들을 많이 합니다.

고참의 역할은 팀원들을 위로해주기에 능해야 하고, 또 다음의 성공을 위해 직원 교육에 힘써야 합니다.

그리고 자신의 역할에 많은 비중을 두고서 자신을 끊임없이 채찍질해야 합니다.

왜냐하면 바로 고참 자신의 고민의 결과로 PT에 성공하는 경우가 많기 때문입니다.

물론 PT에 참여한 구성원들의 결과물이 80점 이상은 나와줘야 한다는 것이 그 전제사항입니다. 이를 위해서 PT를 위한 지속적인 회의와 각 차수별 회의시 아젠다 구성 및 각 파트별 구체적 지침 그리고 끊임없는 수정과 확인 작업은 고참들의 당연한 숙제 이겠죠.

하지만, 고참의 진정한 숙제는 PT시 이길 수 있는 무기를 고민하고 장착하는 일입니다.

그 무기는 여러 종류가 있습니다.

첫번째, 탁월한 기획과 전략 포인트

두번째, 현장에서의 색끈한 연출 아이디어 포인트

세번째, 기획/연출이 경쟁력의 포인트가 아닐 경우, 화끈한 PT 툴 개발

(영상 혹은 디자인 등의 Visual Tool 개발)

네번째, 로비에 의한 수주로의 방향 고려 등등등…

(중요한 것은 각각 그 포인트 개발이지, 구체적인 내용 구성은 아닙니다. )

가장 중요한 무기는 PT현장에서 심사위원을 사로 잡을 수 있는 전략적인 설득의 Tool을 무엇으로 선택해야 할 지를 고민하고 결정하는 일입니다.

그 중 네번째를 주로 고민하는 고참과 일하는 신참은 참 불행한 경우 입니다. 정석의 기초가 없는 암수는 절대로 중원 고수의 아이템이 될 수 없기 때문입니다.

마지막으로 중요한 포인트가 또 있습니다.

고참은 팀의 리더로서 마지막까지 그 집중력을 놓으면 안됩니다. 우리는 PT시 이런 경우를 왕왕 볼 수 있습니다.

기획의 전략 및 전개 방향과 연출 아이템 구성 및 아이디어는 뛰어나지만 운영면에서 많은 실수를 하는 경우입니다.

이는 PT준비의 마지막 집중력을 갖지 못한 결과입니다.

고참들이 잘난 척하는 말만 길게 띄우고 실제 기획 작업하는 시간을 까먹게 하면서, 마지막 정리라도 스트레스 팍팍 주면서 끝까지 수정, 확인 작업을 놓치지 않는다면 그나마 나은 결과를 가질 수도 있습니다.

그러나 마지막 날 힘겨워하는 고참이 집중력이 고갈되어 눈을 붙이러 간 사이 너무나 많은 실수들이 한꺼번에 저질러 집니다.

시안의 뒤바뀜, 오자, 편집미스, 기획서 출력 시간 부족, 시간 내 기획서 미제출, PT 시스템 미준비 등등 … …

이를 실수한 사람은 따로 있겠지만, 결국은 고참의 마지막 집중력 부족으로 인한 여러 결과들 입니다.

마지막 하루로 90점의 PT점수가 70점대로 하락하는 경우가 많이 있습니다.

출력된 기획서를 가지고 PT 장소로 옮기면서 준비된 고참은 이런 말을 합니다.

“우리는 정말 최선을 다했고, 우리가 선택이 되지 않더라도 우리의 이 기획서는 한동안 교과서가 될거야! 결과를 떠나서 다들 수고했어!”

그런데 모 아니면 도라고요?