Essay 6 : 항상 억울할 수 밖에 없는 ‘을’ ?

…… ‘행사 수주 후, 업무 진행시의 Check Point’

우리 업계에서 계약서는 과연 얼마나 중요한 것인지 궁금한 때가 많았습니다. 어떤 거래에서는 계약서를 쓰지 않고, 또 이러 이러 한 상황에서는 계약서를 작성하고……

어렸을 땐 그냥 시키는 대로 혹은 client가 하자는 대로 정리를 했고, 그다지 큰 의문을 갖지 않고 일했습니다. 이런 저런 문제가 발생하고 난 후에야 몸으로 부딪히고 깨지기를 여러 번, 너무 억울해서 공정거래 위원회에 민원을 접수시켜 몇 번을 오가며 알게 된 기막힌 내용들과 송사에 휘말려 몇 년을 쫓아다니며 뼛속 깊이 새겨진 고통의 흔적들 그리고 회계사와 변호사들에게 자문을 구하며 나름대로 체득한 지식들을 후배들에게 알려주고 싶었습니다.

흔히들 우리 업계는 그 정보가 단순∙표준∙체계화 되어 있지 않고, 고참으로부터 전해지는 도제식의 정보전달이 큰 줄기를 형성하고 있다고들 합니다. 그리고 이러한 현상을 두고 부정적인 관점에서만 접근을 하는 경우가 많습니다. 아직 산업으로 분류도 되기 힘든 정도의 작은 분야에서 일하는 우리는, 먹고 사는 것에 급급한 열악한 조건하에서 일하고 있기에, 업계의 정보와 지식을 체계화 시켜 전달하기가 힘들었던 것입니다.

하지만 이제는 우리 업계도 모든 정보를 체계화 시켜야 할 때가 왔습니다. 학계도 점점 그 역할을 넓히고 있고, 업계에서 일하던 능력 있는 고참들도 학계와 손잡고 그 역량을 더해가고 있으며 또 학계에 참여하는 유능한 업계 출신 박사님들도 일조를 하기 시작했습니다.

이제부터가 중요합니다. 우리 업계에서 일하는 사람들도 자신의 조그마한 지식들을 서로 공유하여, 우리 후배들이 더 이상 힘들고 다치지 않게 그래서 좀 더 빠르고 쉬운 길로 질러 갈 수 있도록 자신들의 작은 경험들을 쑥스러워 말고 내보이는 용기를 가져야 할 것 입니다.

수년 전 모 회사의 경쟁 PT에 참여했습니다. 5억에서 6억 정도의 예산 가이드가 있었습니다. 5억 5천쯤의 예산과 기획 안으로 PT에 참여했고 기쁘게도 우리 회사가 1위가 되었습니다. 그리고 실무진과 실행에 관한 미팅이 수 차례 진행 되던 중 황당한 내용이 점점 나타나기 시작했습니다. 그 내용을 정리하면 이렇습니다.

그들이 실제 확보하고 있는 예산은 약 4억이었고, 직접 집행할 비용은 약 5천을 제외하고 실 행사 비용은 3억 5천 정도였습니다. 이를 뻔히 알고 있음에도 불구하고 5억~6억 사이의 예산으로 경쟁PT를 시킨 것입니다. 그들의 논리는 이렇습니다. 이벤트 업계의 예산이 많이 부풀려 제시되기 때문에 약 30~40% 정도의 내고를 예상하여 PT예산을 정리했다는 것입니다. 하지만 실제로 5~6개사가 경쟁 PT를 하게 될 때에, 참여사는 기획에 쏟는 전략만큼 큰 비중으로 고민해야 할 부분이 예산항목인데 30~40%의 예산을 높게 산정하여 PT에 참여하는 것은 현실적으로 불가능한 일입니다.

나중에 여러 번의 경험을 통하여 알게 된 일이지만, 정부, 지자체 발주 행사와 다국적기업 그리고 정직한 대기업 군들을 제외한 다수의 기업들이 통상적으로 행사발주 PT에 실제 확보예산 보다 더 높은 예산으로 PT의 가이드를 제시해왔던 것입니다.

합리적인 경쟁 PT와 합리적인 기획안 그리고 더 합리적인 예산 편성은 진정 합리적인 광고주와 같이 할 때 가능합니다. 합리적인 ‘갑’ 아래에 불성실하고 거짓에 능한 ‘을’은 버텨낼 수 없기 때문입니다.

다시 정리하면, 위에서 얘기한 client는 불합리하고 불성실한 쪽에 가까운 사람이었던 것입니다. 물론 우리의 입장에서 역지사지해보면 그 반대의 현실도 가능한 일이지만 ‘갑’과 ‘을’은 바뀔 수 없는 요소이기에 그 힘을 배경으로 우리 업을 좀 더 두둔해 봅니다. 우리는 ‘우월적 지위를 남용한 비 정상적인 거래’를 하기엔 너무 힘이 없는 주체니까요……

문제는 여기서 끝나지 않습니다.

깐깐하면서 합리적인 client는 죽을 만큼 몰아치면서도 매사에 합리적이라 저항할 요소가 크지 않고, 반면에 계약관계는 매끄러운 상황이 대부분 입니다. 그러나 시작이 비 합리적인 client는 실무에서도 계약 관계의 돈 문제에 있어서 또 접대까지 우리를 힘들게 하는 경우가 십중팔구 입니다.

전자의 경우 정말 힘들지라도 금전관계는 확실히 해서 몸을 맡겨도 상관없지만, 후자의 경우는 철저한 대비를 해야 합니다. 대부분의 비합리적인 client는 불성실하기도 해서, ‘갑’ ’을’의 업무 분장을 무력화 시키고, 그들이 확인하지 않고 날짜를 어긴 상황을 ‘을’에게 전가시키는 경우가 많습니다. 이런 경우, 경험이 부족한 불쌍한 우리 후배들은 윽박지르고 소리치는 ‘갑’에게 무조건 조아리며 어떻게든지 일을 정리하려고 노력합니다.

문제는 여기에 있습니다. 그 행사의 결과가 괜찮았다면 다행이지만, 만약 Confirm시간 및 client가 정리해야 할 업무가 늦어져서 전체 행사 준비에 부족함이 생겨서 행사에 문제가 생겼다면, 우리의 불쌍한 후배들은 모든 책임을 져야 할 각오를 해야 합니다.

하지만, 문제의 해결책도 쉽게 찾을 수 있습니다. 프로젝트의 큰 틀을 정리해주는 것이 계약서라고 한다면, 행사의 여러 가지 크고 작은 문제점들을 해결해 주는 것이 Contact Report입니다. Contact Report는 행사를 위한 업무 진행 중 일어나는 크고 작은 일들을 회사에 보고하고, 동시에 client에게도 동일한 내용을 포워드 시켜서 스케줄대로 진행되고 있는 사항과 그렇지 않은 사항을 명확히 알려주면서 진행 중 업무의 잘잘못도 가려줄 수 있는 좋은 자료가 됩니다.

Contact Report에는 client와 회의장소 및 시간, 참석자 그리고 구체적인 회의 내용이 들어가야 합니다. 이 회의 내용은 우리 회사측의 막내가 될 수 있는 한 전체를 적을수록 좋고, 회의 아이템에 대해서 client의 요구사항과 기타 각각의 오간 얘기를 전달 해야 합니다.

예를 들어, 이런 부분에선 client A과장이 이렇게 이야기 하고, 우리회사의 B팀장이 이렇게 받아서 결국 이번 아이템에 대해선 C의 방향으로 결정을 했고, 그에 대한 의견과 생각을 다시 내어서 O월 O일 O시 어디에서 회의를 다시 하기로 하고, 결과물은 어떤 형태로 제출하기로 함” 의 식으로 적는 것이 좋습니다. 물론, 이 Contact Report가 작성되면 회사의 보고라인과 client에 이 메일로 전달 해야 합니다.

그러면서 동시에 “Contact Report 내용이 다르다고 생각하거나, 더해야 할 사항이 있으면 메일 부탁합니다.” 란 사항이 들어가면, 우리의 실무 담당자는 이 Contact Report 한가지로 client와 회사의 보고라인에 내 역할이 잘 되고 있음을 알리면서 동시에 client와 상사에게 그들의 역할을 요구하는 좋은 구실을 갖게 하는 겁니다. 물론 어려운 숙제를 함께 할 수 있는 매체로 활용되는 것도 보너스이겠죠.

그리고 제일 중요한 것은 행사 후 분쟁이 생겼을 경우, 잘잘못을 따질 때 가장 확실한 자료로 활용될 수 있는 것이 바로 이것입니다. 이 메일이 없는 시절 회사의 본부장 line까지 결재를 받고, 팩스로 client에 Contact Report를 보내곤 했던 기억이 있습니다. 지금은 너무나 좋은 매체가 있어 이것이 법적인 자료로도 활용될 수 있으니 얼마나 좋은 일입니까?

처음의 예를 계속 활용하여 정리해 보면 PT예산의 ‘뻥튀기로 ‘을’들을 당황하게 한 client는 PT후의 실무진행에서도 비합리적이고 불성실한 태도를 보였음은 물론이고, 그들이 빨리 Confirm해 주어야 할 여러 부분을 지연함으로 인해 발생할 수 밖에 없었던 여러 결과들의 책임을 우리회사에 물었습니다. 담당자의 진행 과정상의 서류처리가 부실했던 우리는 꼼짝없이 당할 수 밖에 없었고 ‘을’의 서러움에 눈물 지을 수 밖에 없었습니다.

만약 이런 경우, 충실한 계약서와 업무 진행 시 착실한 Contact Report 작성 및 보고와 전달이 전제가 되었다면 결코 슬퍼할 필요가 없었을 것입니다.

Contact Report에서 꼭 다루어져야 할 행사 수주 후, 업무 진행상의 중요한 요소들을 한번 짚어 볼까요?

중언하면, 광고주의 Confirm이 필수 사항인 항목들입니다.

첫 번째, 행사 수주 후 이뤄지는 실행계획 관련 회의 입니다.

이 실행계획에서 광고주는 자신들의 예산 규모를 정확히 설명할 수 밖에 없습니다. 이미 제출된 PT기획서의 예산 항목에서 대부분의 아이템에 대한 예산은 파악되었거나 내부 조사를 거친 후 갖게 되는 회의이기 때문입니다. 가끔 사악한 client를 만나게 되면 큼직한 연출 아이템들을 여러 가지 한꺼번에 넣어서 실행계획상의 시뮬레이션을 시킨 후 한 아이템만 선택하는 최악의 경우도 생각해야 합니다. 그런 경우에는 마지막까지 행사 예산을 판단 할 수 없습니다. 행사 D-day 3~4일 전까지도 행사 비용을 결정하지 않고, 계약서 등의 서류도 준비하지 않는 경우, 그리고 초기 비용 지출도 이벤트사에 요구하는 등의 경우는 위에서 말한 비합리적이고 불성실한 client일 확률이 아주 높습니다

이럴 경우 고참들은 그들의 성격을 빨리 판단하여 실무 담당자에게 주요 포인트들에 대한 대비책들을 미리 교육시키는 것이 중요합니다. 그래야 행사의 원활한 흐름을 기대할 수 있습니다.

행사 수주 후 최소한 3번 정도의 실무회의에는 고참들이 참석해 주어야 합니다. 행사 전체의 프레임을 결정짓는 회의가 될 수 있기 때문입니다. 이 경우, 명확한 Contact Report가 전제 됩니다.

client와 회사 line에 공유할 내용 그리고 명확하게 선을 긋고

이 선을 침범하지 못하게 할 가장 확실한 자료는 바로 누구나 느슨하게 생각하는 회의 날짜 별 Contact Report 한 장입니다.

행사 전체의 프레임이 어느 정도 결정되고 난 후, 두 번째로 실무담당자에게 Contact Report에 남겨야 할 내용으로 지시해야 할 부분은

1. 계약 관련 제반 사항과 정산 및 결제 관련

2. 행사 연출 아이템들의 결정 및 과정

3. 행사 출연진 관련 결정 과정 (특히 연예인 Confirm 스케줄)

4. 디자인 관련 시안이 요구되는 인쇄 혹은 SP 제작물과 무대 등의 행사 제작물 전체 원고의 Confirm 스케줄 및 Confirm 과정

5. 행사 장소의 최종 결정 과정 및 세부 배치 등의 사용 방안

6. 인허가 등의 주체 확인을 위한 미팅, 공문 작성 및 발송

7. 참석 VIP 초청 작업의 주체 및 스케줄 / 초청장 발송 주체 / 현장 참석 VIP의 명단 확인 통보 및 현장 자리 배치 / VIP 네임택 작업 시한 정리

8. 기념품의 배포 관리 주체 및 수급

9. 시스템 및 전체 리허설의 일정 조정 및 행사 현장 설치 일정의 구체적이고 자세한 계획

10. 행사 도우미와 진행요원 그리고 행사 총괄 연출 등의 행사 스텝들의 행사 현장 위치 및 현장 Order System 확정

정도를 예상할 수 있습니다.

여기서 디자인 관련 수정, Confirm 부분은 각종 제작물의 수급시기를 결정 짓는 아주 중요한 사항이므로 깐깐하게 확인하여 정리해 주는 것이 고참의 역할이 될 것입니다. 그리고 계약부분은 워낙 중요한 사항이기에 따로 이야기를 해야 할 것입니다만 간단하게 중요한 문제만 짚어 보겠습니다.

‘갑’과 ‘을’간의 비즈니스 관계에서 ‘계약서’는 강제 사항이 아닙니다. 정말 의아하게 생각했었습니다. 그러나 사실입니다. 계약서는 ‘갑’과 ‘을’의 쌍방간의 문제가 발생될 경우를 대비하여 작성해 놓는 서류에 불과합니다. 하지만, 문제가 되었을 경우 이 계약서는 세무회계적으로나, 법적으로 중요한 근거자료가 됩니다. 이 계약서가 없을 경우 내용을 증빙할 수 있는 여러 증거 자료로 이 계약서를 대신할 수도 있습니다.

다시 말하면, ‘계약서’와 관련해서 이를 관리 감독하는 규제기관은 없지만 문제가 발생했을 경우 공정거래위원회, 세무서 그리고 법원에서 ‘갑’ ’을’관계의 소명자료로서, 또한 사실 판단의 근거로서 활용되는 것이 바로 계약서 입니다. 우리 업계에서 계약서는 우리 현실 속에 깊숙이 들어와 있지는 않습니다.

우리가 쉽게 알 수 있듯이, client가 계약서를 쓰라면 우리는 이를 정상적이고 합리적인 거래 관행을 가진 양호한 기업이라고 생각을 하는 경우가 많습니다. 반대로 계약서 없이 행사를 진행하길 원하는 광고주와 일하게 되면 불안해 하면서 비 합리적인 기업이며, 또 그런 담당자라고 생각하기도 합니다. 그런데 실제로도 그런가요? 50:50인 것 같습니다. 계약서를 써도 ‘못된 놈’들이 많고, 쓰지 않아도 ‘착한 분’들이 많은 것도 사실입니다.

그런데 계약서를 안 쓰는 것이 문제일까요? ‘갑’의 입장에서, 신규거래이지만 거래 경험과 관행에 의해서 계약서를 쓰지 않을 수도 있습니다. 또 지속적인 유사거래의 경우라서 계약서를 쓰지 않곤 합니다. 그런데 계약서를 쓰는 이유는 거의 세무상의 이유에 기인한다고 합니다. 자금의 흐름을 세금계산서와 계약서 등의 기본자료들로 빠른 판단을 요하는 세무 관련 상황에서 계약서가 없다면 이는 세무 감사 시 비정상적인 거래로 판단될 수 있기 때문입니다.

물론 책임소재를 명백히 하기 위함이 첫 번째 이겠죠. 또, 문제가 발생했을 때 ‘갑’의 경우’ 계약서를 쓰지 않았다고 하면 우월적인 ‘갑’ 으로써의 지위를 남용했다고 법원이 판단할 수 있어서 상대적으로 열등한 ‘을’의 손을 들어주기 쉽기 때문입니다.

또 계약서를 작성할 경우 ‘갑’의 주도하에 계약서가 만들어 지는 경우가 많습니다. ‘을’에게 초안을 잡아오라고 하여도 ‘갑’의 수정, Confirm이 이루어져야 최종 계약서가 만들어지기 때문입니다. 물론 우리 업계에서는 일의 대부분이 정부∙지자체와 대기업 물량이기 때문에 그들의 내부 표준 계약서를 사용하는 경우가 많습니다.

여기서 우리가 하나 알아야 할 사항이 있습니다. 계약 조항 중 객관적인 판단 하에서의 불공정 조항은 ‘갑’의 우월적 지위를 남용한 것으로 판단될 수 있기 때문에 원천 무효가 됩니다. 때문에 상식의 테두리 안에서 판단된 불공정 조항에는 우리들이 예민하게 받아들이지 않아도 됩니다. 예컨대, 잔금의 지급 시기를 수개월 이후로 길게 가면서 어음으로 조정을 하는 경우, ‘을’의 입장에서 어쩔 수 없이 받아들일 수 밖에 없지만 만일 분쟁이 일어났을 경우 이는 ‘갑’의 횡포로 판단합니다.

하지만, 프로젝트의 구체사항을 ‘을’에게 불리하게 명기할 경우 이는 분쟁 시 예민하게 작용될 수 있습니다. 상식 선에서 더 나아간 전문성이 전제되어 있는 조항은 불공정 조항이라 판단되기에는 이를 소명할 자료가 불충분하기 때문입니다.

그러기에 계약과 관련된 과정상에서의 Contact Report들을 담당자가 꼼꼼하게 기록해야 하며, 프로젝트 팀장과 회사내의 고참이 구체적인 사항까지 면밀하게 살펴주는 것이 필요합니다. 그것만이 ‘을’의 최소한의 권리를 보장받을 수 있는 길이기 때문입니다. 광고주의 내부 표준 계약서에 금액과 특이사항만을 명기하는 경우, 더 더욱 계약관련 회의에서의 꼼꼼한 Contact Report의 작성과 회의 내용 정리 후 이 메일 작성이 반드시 요구됩니다.

우리 업의 특성상 대행업무에서 오는 ‘을’의 필연성을 슬퍼할 필요가 전혀 없습니다. 합리적이고 꼼꼼한 어떤 후배 는 악한 마음으로 힘들게 하는 client에게도 회의록과 계약서를 통한 철두철미한 대응으로 오히려 칭찬을 듣고 향후 프로젝트도 진행하게 하는 덤도 얻곤 했습니다.

내가 준비하지 못한 과정 중의 실수를 업의 특성상 ‘을’일 수 밖에 없어서 받아야 하는 억울함이라고 변명하지 맙시다. 업무 진행 시 철두철미하게 준비하는 체크리스트와 정확한 업무 스케줄 조정 그리고 Contact Report 작성은 우리의 일을 좀 더 쉽게 만들어 줄 것입니다.

물론 우리 업계 사람들의 공동 대응으로 우리 업계의 표준 계약서를 우리가 만들어서 client와 행사 출연진(특히 연예인)에 대한 우리의 억울함을 줄여나가는 것도 빠른 시간 안에 우리가 해야 할 일입니다.

우리들은 스스로를 더욱 훈련시켜서 더 이상 억울한 입장에 서지 않아도 되는 당당한 전문가가 되어야 하겠습니다.