이벤트회사의 실체-③업무와 필요한 능력?

간혹 학생들이나 이 직업을 택하려는 취업 희망자들의 이력서를 보면 웃음이 터집니다. "밤샘가능, 체력 튼튼, 음주 가무 짱~”. 무슨 술집 웨이터 뽑는 것도 아니고 머슴 뽑는 것도 아닌데 자기 소개란을 보면 가관입니다.

지난 번 지적한 이벤트회사의 실체가 제대로 인식되지 않아서 일어나는 해프닝입니다. 또한 이 직업에 대해 잘 모르는 분들이 제대로 전달하지 못한 것도 일부 책임이 있습니다. 또 워낙 다양하게 이벤트를 해석(?)하는 것도 이벤트업무에 파악을 제대로 못한 점도 있습니다.

그렇다면 이벤트회사에서 가장 필요로 하는 능력과 요구사항은 뭘까요?

이벤트회사에서 가장 중요하게 생각하는 업무는 바로 기획입니다. 사전적 정의는 “일을 꾀하여 계획함”입니다. 건축을 예를 들면 설계에 해당하는 일입니다. 멋진 건축물을 예로 들어보겠습니다. 일단 창의적인 아이디어가 필요합니다. 세상에서 없는 단 하나의 건물, 예술적으로 가치가 있는 건물, 기능적으로 뛰어난 건물 등이 있기 위해서는 발상이 특이해야 합니다. 그리고 이런 특이함을 제대로 전달하고 만들기 위해서 정확한 설계가 필요합니다. 그리고 건물이 지어질 수 있도록 기술도 필요합니다.

이벤트가 이렇습니다. 남들과의 차별화를 위한 독특한 아이디어와 발상, 그리고 정확한 예측, 안정된 운영 등 다양한 능력을 필요로 합니다. 결국 이벤트기획자에게 가장 필요로 하는 능력은 바로 기획력인 것입니다.

설계는 도면으로 설명을 합니다. 디자인은 시안이죠. 기획은 바로 기획안으로 승부를 겁니다. 이벤트의 특징 중 하나가 바로 무형성입니다. 실체가 없는거죠. 그렇다 보니 글로 혹은 그림(시안)으로 모든 것을 표현하고 설명을 해야 합니다. 무형적인 이벤트의 상황을 설명하고 설득하는 과정이 필요합니다. 결국 이벤트기획서를 작성할 수 있는 기획능력이야말로 이벤트회사에서 가장 필요로 하며 중요하게 생각하는 능력입니다.

문서를 작성하는 일은 그리 쉬운 일이 아닙니다. 정확한 표현력과 적절한 단어, 그리고 세심한 부분까지 알려야 합니다. 학생들이나 취업희망자들이 가장 궁금해 하는 것이 바로 ‘이벤트회사에 들어가기 위한 준비 과정’입니다. 무엇을 준비해야 하냐고 반문합니다. 결국 이벤트기획서를 작성하기 위해서는 문장력이 어느 정도는 있어야 합니다. 수필, 시, 소설은 아니지만 풍부한 상상력과 창의력을 글로 표현할 수 있는 문장력, 어휘력 등을 갖춰야 하는 것입니다.

그리고 또 중요한 능력이 있습니다. 프로듀싱의 능력, 조합의 능력입니다. 통상적으로 하나의 행사를 위해서는 적게는 수십 명 많게는 수백 명의 스탭을 필요로 합니다. 무대, 음향, 조명, 디자인, 영상제작, 영상하드웨어, 렌탈, 제작물, 현수막, 경호, 출연자(공연팀, 연예인 MC), 도우미, 진행요원 등의 행사관련 스탭이 필요합니다. 또한 가장 중요한 행사주최자(업계에서는 광고주 혹은 클라이언트라고 함)와의 끊임없는 협의, 설득, 계획의 수정, 보완 등을 통해 하나의 프로젝트를 달성해가는 험난한 과정이 있습니다. 의견이 틀릴 수도 있고 광고주 내부의 사정으로 긴급하게 행사장에서 계획이 바뀌는 경우 등 다양한 경우의 수를 대비하여 철저한 대비와 준비, 그리고 임기응변을 필요로 합니다.

예를 들어 천재지변, 대형 사회적 사건(대통령 서거, 천안함 폭침, 신종플루 등)으로 인해 갑작스럽게 행사가 취소되거나 혹은 계획의 변경 등으로 불가피하게 조정이 되는 경우 행사주최자, 행사스탭, 관계자 들을 원활하게 조율해서 무사히 혹은 성공적으로 행사를 마쳐야 하는 책임과 의무가 있는 것이 바로 이벤트기획자에게 요구되는 능력이기도 하다.

또한 하나의 이벤트프로젝트를 수행하기 위해서는 정확한 예산편성과 예산집행을 필요로 한다. 이벤트프로젝트는 사업의 형태에 있어 대행사업이 주를 이룬다. 즉 대행이라고 하는 것은 행사주최자로부터 일정한 예산을 받아서 자사(이벤트회사)의 대행료 및 수익을 제외한 예산으로 성공적인 프로젝트를 진행하여야 한다. 앞에서 열거했듯이 무형성이므로 처음부터 광고주에게 제안한 내용과 동일하게 양질의 퀄리티를 유지하며 프로젝트를 마쳐야 한다. 만약에 처음에 제시한 내용과 다르거나 현저히 질적저하가 있으면 프로젝트를 수행한 후 양자간의 문제가 발생될 염려가 크다. 결국 실패한 프로젝트는 광고주로부터 클레임을 받아 예산삭감이나 수익저하가 발생한다.

따라서 예산의 정확한 집행과 계획대로 수행을 이룰 수 있는 예산에 대한 세심한 능력을 필요로 한다. 회사의 목적은 수익창출이며 수익창출을 통해 조직을 운영하고 조직원들의 급여와 후생복리가 따르게 된다. 결국 수익을 양호하면 건전한 회사 경영과 조직원들의 다양한 복지정책이 뒤따르지만 반대의 경우에는 회사의 존재가 위험한 지경에 이르기도 한다.

결국 이벤트기획자의 능력이 회사의 경영과 직결될 정도로 중요한 업무를 맡게된다.