한국이벤트프로모션협회(회장 김정진)은 회원사를 위해 Smart Office IT인프라를 구축해준다고 밝혔다. 본 인프라는 김정진 회장의 매크로매트릭스에서 다년간 이벤트회사의 업무를 차근차근 개발하여 최적의 업무환경을 제공하는데 그 목적이 있다. 특히 이벤트회사 특성상 외근 및 팀원 및 고객사간 협업의 요소가 많아 여타 업종의 IT인프라는 이용하는데 큰 어려움이 있어 이벤트회사 업무 특성에 맞게 수정 보완한 것이 가장 큰 특징으로 꼽힌다.

더욱이, 개별회사에서 이런 인프라를 구축하기 위해서는 큰 비용이 소요되는데, 이번 협회측에서는 최소의 비용만으로 구축할 수 있는 혜택을 협회회원사외 한국이벤트산업협동조합 조합사에게도 주기로 했다.

기능은 크게 관리부문과 프로젝트매니지먼트(PM) , 경영부문으로 나뉜다. 관리부문에서는 기존 대변결재에서 전자결재를 활용할 수 있다. 그리고 규모가 적은 회사에서는 구축하기 힘든 사내게시판, 사규 등 사내자료를 올려 놓을 수 있어 직원 누구나 접근할 수 있다.

두 번째로는 프로젝트 매니지먼트 부분, 이벤트회사 업무에 특화된 것이 가장 큰 특징이다. 첫 번째로 하나의 PPT 문서를 여러 명이 동시에 작업 가능하고, 제안서 쓸 때 파트별로 나눠서 쓰고 취합하고 하던 것을 동시에 하나의 파일로 작업 가능하다.

두 번째로 프로젝트 단위의 온라인상의 프로젝트 그룹을 만들 수 있다. 자료 공유 등이 수월해진다. 세 번째로 모바일, PC를 활용한 화상회의가 가능하다. 회의를 하기 위해 꼭 한 자리에 모일 필요가 없다는 것이다. 화상회의라 함은 제안서를 화면상에 띄워놓고, 즉 동일한 자료를 동시에 보면서 회의할 수 있는 시스템이 구축 된다.

세 번째로 경영부문이다. 조직별, 개인별 매출 현황을 파악할 수 있으며, 클라이언트별 발생 매출 또한 시각적 자료를 볼 수 있다.

제일 중요한 것은 비용. 인프라 구축비는 부가세별도로 100만 원이다.(마이크로소프트 라이선스 비용은 별도)

□ 설계 & 기획 에필로그

매크로매트릭스의 경우 스마트 오피스를 위한 인프라 구성을 목적으로 두고 기획하였으며 최적의 업무 프로세스를 구성하는 것을 목표로 개발사와 몇 달간 기획 단계를 거쳤다.

기획 초기 접근하였던 ERP 프로그램은 중견 이상의 제조사 중심의 프로그램이기 때문에 공정화 된 프로세스에 적합하나, 이벤트는 개별 항목을 수치화 하기 어렵기 때문에 “기획  제작  정산”의 프로세스에 필요한 항목, (예를 들어 클라우드를 기반으로 하는 협업과 문서 공유 기능, 대면하지 않고도 의사를 소통할 수 있는 화상 회의, 전자결재 시스템, PM의 프로젝트 진행상황 관리 등)에 집중하기로 했다고 한다.

협업과 문서 공유 기능을 서비스하는 국내외 대기업 제품군의 조사 및 상담 과정에서 이벤트에 완벽히 커스터마이징 된 서비스를 제공하는 곳은 없었으나 각 프로그램만의 장점을 발견 하게 되었고, 프로그램 간 유기적인 연동을 통해서 이벤트사만의 플랫폼을 기획할 수 있는 방법을 찾게 되었다. 그리고, 이런 플랫폼의 장점은 기 개발 된 제품군을 활용하게 됨으로써 개발사의 개발 비용을 획기적으로 낮출 수 있었다고 전해진다.

결론적으로 지속적인 미팅과 프로그램 스터디를 통해 서비스를 제공하는 개발사에서도 생각하지 못한 방법으로 프로그램 간의 연동을 통해 새로운 형태의 플랫폼을 구축하는 데에 성공 하게 되었으며, 매크로매트릭스의 작은 고민과 시도가 대한민국 이벤트 산업의 발전을 위해 미약하지만 도움이 되길 바라는 마음으로 매크로매트릭스의 개발 비용 대비 스마트워크의 진입 장벽의 문턱을 크게 낮출 수 있도록 개발사와 협의를 완료하였다.

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